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Transfert d’entreprise

Comment organiser le déménagement des bureaux et le transfert d’entreprise ? Votre entreprise s’agrandit et vous avez besoin de bureaux plus grands ou d’un meilleur emplacement ? Consultez les prix indicatifs et découvrez comment économiser grâce à notre service de demande de devis.

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Quels sont les coûts d’un transfert d’entreprise ?

Déménager des bureaux d’entreprise est une opération qui ne s’improvise pas. Cela demande du temps et doit être correctement planifiée. En effet, il est primordial pour toute compagnie d’éviter au maximum l’arrêt temporaire de son activité le temps du transfert d’entreprise.

Un effort d’organisation est donc plus important afin de préparer les futurs bureaux. Mais aussi, de déménager tout le matériel informatique et transférer les archives et dossiers, sans freiner en parallèle le travail des employés.

L’accompagnement, le succès d’un transfert d’entreprise sans problème

Faire appel à des déménageurs professionnels est indispensable pour assurer la bonne transition dans les nouveaux locaux. La compagnie peut ainsi mieux s’occuper de la partie de la gestion des ressources humaines et du personnel. La communication est en effet la clé essentielle en interne pour réussir le déménagement de ses bureaux et de ses employés.

Maîtrisez votre budget en demandant des devis auprès de professionnels du déménagement société

Le transfert de bureaux est une activité très à part dans le marché du déménagement. Il existe des entreprises de déménagement spécialisées dans le transfert d’entreprise. Elles vous apportent leurs compétences et expériences dans ce domaine. Pour maîtriser votre budget, il est avant tout essentiel d’avoir une idée précise des coûts à anticiper. Demandez dès à présent des devis auprès de déménageurs qualifiés, via notre formulaire en ligne. Recevez ainsi rapidement les premières estimations pour ainsi pouvoir comparer les tarifs et les prestations proposées.

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Estimation des coûts pour un déménagement d’entreprise

Difficile d’estimer le coût global pour le déménagement d’une entreprise. En effet, de nombreux facteurs sont à prendre en compte comme l’aménagement des futurs bureaux. La facture peut donc très vite grimper ! Selon la taille de l’entreprise, le nouveau lieu d’implantation, la nature des bureaux (siège social, succursale). Il faut compter souvent plusieurs milliers, voire même millions d’euros pour les grands groupes ! Voici une indication des coûts à prendre en compte pour le transfert d’entreprise :

PostesCoût indicatif transfert d'entrepriseDétail
Déménagement des postes de bureau100 - 200€ / posteTransfert du matériel informatique et électronique
Travaux aménagement 300 - 700€ / mètre carréIls représentent 50% à 75% du budget global et concernent la mise aux normes de sécurité, concevoir les espaces de travail (cloison, salle de meeting, etc.), l’installation du matériel électronique, informatique, etc.
Déménagement des cartons, dossiers, archives d’entreprise100 - 250€ / employéEnviron 15% du coût total
Les coûts sociauxLe coût varie par employé et selon le nouveau lieu d’implantation, en France ou à l’étranger par exemple. Il s’agit des primes déménagement et dédommagements pour les collaborateurs du bureau, conséquent à l’éloignement du trajet domicile-travail par exemple
Loyer(s)Il est fort probable pour l’entreprise de devoir de cumuler deux loyers pendant plusieurs mois. Pour les plus petites entreprises, occuper des locaux temporaires ou des espaces de co-working est aussi une alternative envisageable et à moindre frais.

Transfert d’entreprise : par où commencer ?

Vous devez tout d’abord fixer la date de déménagement pour préparer le transfert d’entreprise. Il peut s’agir d’une date potentielle. Commencez par évaluer les délais et les opérations à réaliser. Comme par exemple, commencer à chercher de nouveaux locaux et planifier les démarches à accomplir avant un quelconque déménagement.

La date de déménagement

La première étape consiste à déterminer avec le propriétaire ou le directeur général, quel est le meilleur moment pour un déménagement des bureaux. Habituellement, les entreprises profitent des week-ends ou des périodes de vacances pour déménager. Cela permet de garantir la continuité des activités de travail. Les périodes de la fin de l’année fiscale ou la période estivale sont le plus souvent envisagées. En effet, elles sont moins chargées en termes de travail et d’activité par exemple.

Les entreprises de déménagement sont tout à fait conscientes de ces besoins. C’est pourquoi, elles fournissent un service rapide, avec le minimum de désagréments pour votre entreprise. Il est généralement possible de terminer toutes les opérations en une journée s’il s’agit d’un petit bureau.

Comment préparer un déménagement entreprise ?

Outre les nombreux aspects logistiques, l’aménagement et les travaux des nouveaux bureaux, les démarches administratives, etc. Quels sont les points importants pour préparer au mieux le transfert de bureau de ces collaborateurs ?

1 – Identifier les relais internes

Il est important de s’appuyer sur ces équipes pour organiser un transfert d’entreprise. Commencez par identifier un ou plusieurs responsables pour coordonner toutes les opérations et se charger de répartir le travail en interne. Ce sont ces responsables qui se chargent d’établir, avant le transfert effectif, où seront placées toutes les différentes positions.

Ils attribuent dans chaque service un collaborateur responsable pour les effets matériels et personnels, qui seront également les relais d’information auprès des employés. Le ou les responsable(s) s’occupe(nt) également de l’état des lieux une fois que les nouveaux bureaux ont été choisis. De cette façon, il est plus facile de vérifier que tout est transféré dans chaque service correspondant.

2 – Communiquer en interne

Le service des ressources humaines est bien sûr impliqué dès le départ dans le planning et l’ensemble du projet.  Ils s’occupent de gérer ultérieurement la communication et la bonne transmission des informations. Ils accompagnent aussi les salariés dans ce changement à travers les démarches. Mais aussi les renseignements pour obtenir des aides déménagement par exemple. N’oubliez pas que tous vos employés sont vos premiers ambassadeurs mais aussi votre capital travail. Ils doivent donc être inclus dès que possible dans ce changement important.

3 – Préparer la nouvelle organisation des espaces de travail

Il est judicieux d’organiser une visite de ces nouveaux espaces de travail pour les employés. C’est une bonne façon de les  impliquer en leur demandant leur avis sur la configuration de leur environnement de travail. Cela est plus envisageable dans le cadre d’une petite entreprise.

Vous pouvez également organiser un moment dédié pour présenter les nouveaux locaux par vidéo à vos collaborateurs. Et ainsi prendre le temps de communiquer directement ces changements importants. En effet, ceux-ci sont souvent sources d’inquiétude au sein d’une société.

4 – Transférer les contrats

Enfin, vous devez vous renseigner sur le transfert des divers contrats, juridique, d’eau bien sûr, d’électricité, de lignes téléphoniques et différents câbles électroniques. Mais aussi le raccordement des postes de travail au réseau Internet, pour que tout fonctionne correctement à partir du premier jour.

5 – Transfert des postes informatiques

Les équipes des services informatiques s’occupent de superviser cette bonne mise en route. Ils s’assurent de prendre la main et pouvoir dès que possible commencer à configurer tout le réseau informatique de l’entreprise. Cette manœuvre peut être déléguée en partie ou sous-traitée complètement à une entreprise externe spécialisée.

déménagement de bureaux d'entreprise

L’organisation du transfert de bureaux et des postes de travail

De nombreuses entreprises de déménagement offrent un service tout compris. C’est-à-dire, comprenant le désassemblage, l’emballage et le remontage du mobilier. Ils peuvent aussi s’occuper des archives et outils informatiques (ordinateurs et imprimantes professionnels).

Pour ne pas prendre à la dernière minute ces opérations, commencez quelques semaines plus tôt en essayant de limiter les inconvénients pour les employés. Les premières opérations concernent : vider les bureaux et emballer tout ce qui n’est pas essentiel pour une activité professionnelle quotidienne.

Délégation lors d’un transfert d’entreprise

C’est le moment de vous débarrasser de tout ce dont vous n’avez plus besoin ou du mobilier à remplacer. Chaque collaborateur doit gérer les éléments de sa compétence pour accélérer ces opérations. Comme par exemple, l’archive client ou les factures, de même pour les données ou dossiers confidentiels.

Restructuration et Transfert d’entreprise

Le déménagement est aussi l’occasion de réorganiser tout l’appareil bureaucratique. Par exemple, éliminer le superflu ou prévoir une restructuration au sein de vos équipes et services. L’ensemble du personnel doit avoir à sa disposition du matériel d’emballage, cartons déménagement et papier bulle pour son poste de travail et ses affaires personnelles.

Il est important de minimiser les déchets. Avant de jeter du mobilier ou de l’équipement spécifique, vous pouvez revendre ceux-ci à vos employés ou organiser une vente de matériel une fois vos bureaux vidés.

Le jour-J du déménagement société

Une aide professionnelle est essentielle à ce stade. En particulier pour démonter les meubles volumineux, transporter tous les cartons et les archives. Les imprimantes ou les photocopieuses professionnelles doivent être levées par au moins deux personnes. Les déménageurs peuvent réaliser toutes ces opérations rapidement et sans risque.

Désignez une personne de contact

La personne de contact de la société est présente le jour du déménagement. Elle s’assure du bon déroulement de la journée. Il supervise point par point le chargement et indique aux opérateurs quels sont les objets les plus fragiles, les boîtes contenant les documents importants et les outils informatiques. Il est préférable que toutes ces informations soient clairement indiquées sur les cartons déménagement.

Montage des nouveaux bureaux

Les déménageurs se chargent ensuite d’aménager et de remonter les différents éléments une fois que tout est acheminé dans les nouveaux locaux. Tout en collaborant avec les techniciens informatiques pour installer les postes de travail.

Pourquoi choisir des professionnels pour un transfert d’entreprise ?

Le transfert d’entreprise exige de nombreuses opérations qui doivent être effectuées avec rapidité, professionnalisme et organisation. Les entreprises de déménagement pour société sont en mesure de garantir une prestation complète et dans le respect des délais impartis. Les déménageurs sont impliqués dans le transport, dans le montage et le démontage de meubles de bureaux et sont habitués à la gestion d’équipements électroniques et de machines.

Sécurité et protection de vos outils de travail

Les déménageurs utilisent des emballages spécifiques pour le transport de vos archives et de vos dossiers en toute sécurité. De plus, vous pouvez faire appel à leur service de stockage si vous souhaitez temporairement entreposer vos documents ou équipement informatiques dans les meilleures conditions.

Sans oublier, les boîtes et cartons classiques, les protections adaptées à vos équipements électroniques, etc. Enfin, les déménageurs sont expérimentés et équipés pour déplacer des éléments particuliers. Comme par exemple des coffres forts, ou des machines lourdes et volumineuses de type industrie.

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Transfert d’entreprise : les aspects bureaucratiques et la cession de vos anciens locaux

Le déménagement société implique la gestion de toute la partie bureaucratique, juridique et l’acquisition/ la vente de vos bureaux actuels. Ce sont souvent les services juridiques de l’entreprise qui interviennent et qui s’occupent de mettre en règle tous ces aspects.

Néanmoins, cela ressemble bien souvent à un grand bain dans le vide si vous ne disposez pas de service dédié. Il est facile de se perdre dans ces démarches, d’autant que leur importance est réelle. En effet, celles-ci peuvent tout simplement compromettre l’activité de votre entreprise en cas de problème !

Vérifiez les aspects juridiques et légaux

Assurez-vous, avant le transfert d’entreprise, que les nouveaux locaux sont déjà enregistrés en tant que bail commercial. Et non en tant que logement particulier par exemple. Autrement, vous devez prendre en compte le changement de destination d’utilisation, tant d’un point de vue urbanistique que cadastral. Dans ce cas, il est nécessaire de vérifier avec une inspection, que les nouveaux locaux respectent les règles établies par le plan de régulation prévu pour votre activité.

Conformité des nouveaux bureaux

La conformité de vos nouveaux bureaux doit répondre à certaines exigences. Cela concerne la suppression des barrières architecturales, la présence du bon rapport aéro-éclairant et d’installations sanitaires conformes à la loi. De cette manière, vous avez la confirmation que des modifications de bâtiment ne sont pas nécessaires pour rendre les espaces conformes.

Vous devez ensuite informer le bureau de l’agence du territoire du changement d’utilisation des locaux une fois ces vérifications effectuées. Le changement de catégorie modifie également le revenu cadastral et les taxes à payer sur la propriété. Les déménageurs professionnels peuvent également vous conseiller sur cette étape.

Communiquer le changement d’adresse de votre entreprise

N’oubliez pas d’enregistrer la nouvelle adresse votre entreprise auprès du registre du commerce de votre activité. Assurez-vous que le transfert d’adresse a été effectué et anticipé : sur tous vos documents, auprès de vos fournisseurs, de vos clients, etc. Installez une signature électronique automatique afin de prévenir vos interlocuteurs de votre transfert d’entreprise et de vos nouvelles coordonnées. Puis, demandez à vos collaborateurs de contacter personnellement leur base de données professionnelle (si cela est réalisable) pour qu’ils soient informés de ce changement.

Avis et conseils de professionnels pour planifier sereinement votre transfert d’entreprise

Pour gérer le transfert de vos bureaux en toute sérénité, suivez les conseils de nos experts :

  • Dresser la liste des fournisseurs de matériel, de maintenance et les informer du changement de bureaux ;
  • Annoncer et communiquer dès que possible votre déménagement sur votre site internet, à l’extérieur de votre bâtiment et vos nouveaux locaux ;
  • Vérifier le bon fonctionnement de votre internet dans les nouveaux bureaux (débit, connexion au réseau, accès collaborateurs, etc.) et des équipements informatiques ;
  • Faire le tri et se débarrasser de tout ce dont vous n’avez pas besoin, comme la documentation et les supports devenus obsolètes (brochure entreprise, carte de visite, etc.) et essayez de numériser autant que possible ;
  • Faire une sauvegarde générale de tout votre système informatique et vos dossiers de travail. Investissez si nécessaire dans de nouveaux équipements ou confiez cela à une entreprise externe.

Économisez sur les frais de déménagement grâce à notre service

Anticiper vos dépenses, évaluer vos coûts et maîtriser votre budget est la meilleure manière de faire des économies sur le prix de votre transfert d’entreprise. En effet, les déménagements de bureaux sont particulièrement coûteux pour une entreprise. C’est pourquoi, il est important de vous entourer de personnes qualifiées et pleinement compétentes pour mener à bien cette transition.

Comparez les offres, services et prestations proposées avant de confier ce travail à une entreprise. Evaluez ainsi les compétences et l’expérience de votre futur prestataire. Pour vous renseigner, faites dès-à-présent une demande en ligne de devis pour le transfert de bureaux, auprès de déménageurs spécialisés dans ce domaine et de votre région. Réalisez de vraies économies et jusqu’à 40% sur le prix pour un déménagement société.

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